Project Secretary (เลขานุการโครงการ)

ด้านเลขานุการทั่วไป

1. จัดเตรียมเอกสารโครงการ เช่น ทำเอกสาร Proposal และ Agreement รวมถึงเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. ประสานงานติดต่อกับลูกค้าในขั้นตอนของการเสนอราคาและเซ็นสัญญาให้ราบรื่น
3. คอยเช็ค ตอบ และติดตาม Email โดยฌแพาะที่เกี่ยวข้องกับโปรเจคใหม่
4. ติดตามการวางบิลของฝ่ายบัญชีและการจ่ายเงินของลูกค้าให้เป็นไปตามนโยบายของบริษัท และจัดเตรียมเอกสารประกอบการวางบิล
5. ดูแลและประสานงานการจัดส่งแบบ และ Material Board ให้ลูกค้าและติดตามรับคืน
6. งานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเลขานุการตามที่ได้รับมอบหมาย

ด้านทรัพยากรบุคคล

1. ดูแลและประสานงานการรับนักศึกษาฝึกงานตลอดจนจบการฝึกงาน
2. ประสานงานการรับสมัครพนักงานใหม่ของบริษัท
3. งานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานทรัพยากรบุคคลตามที่ได้รับมอบหมาย

คุณสมบัติ

• จบการศึกษาสาขาที่เกี่ยวข้อง (หากมี Background ในงานด้านออกแบบ/ออกแบบภายใน จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ)
• มีประสบการณ์ Project Secretary / Project Coordinator จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• สามารถสื่อสารภาษาอังกฤษได้ในระดับดี-ดีมาก ทั้งการพูดและเขียนได้ดี โดยเฉพาะการพูดคุยทาง Email
• สามารถใช้ Microsoft Office ได้แก่ Word, Excel, PowerPoint และ Outlook ได้ดี
• มีทักษะในการสื่อสารที่ดีและการประสานงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร
• มีความรับผิดชอบสูง และสามารถบริหารจัดการงานหลายประเภทพร้อมกันได้
• บุคลิกดี มีมนุษยสัมพันธ์ดี และทำงานเป็นทีมร่วมกับผู้อื่นได้เป็นอย่างดี

Project Secretary Responsibilities:

1. Prepare project-related documents, including Proposals, Agreements, and other relevant documentation.
2. Coordinate and communicate with clients throughout the proposal, quotation, and contract-signing process to ensure smooth and efficient coordination.
3. Monitor, respond to, and follow up on emails, particularly those related to new project inquiries and opportunities.
4. Follow up with the Accounting regarding invoicing and with clients regarding payments to ensure compliance with company policies, including preparing supporting documents for billing and invoicing.
5. Coordinate the delivery of drawings, documents, and Material Boards to clients, and follow up on their return when required.
6. Other tasks as assigned

Human Resource Responsibilities:

1. Coordinate and manage the internship process, from application and onboarding through completion of the internship.
2. Coordinate the recruitment process for new employees.
3. Other tasks as assigned

Qualifications:

• Bachelor’s degree in a relevant field. Candidates with an educational or professional background in Design or Interior Design will be given special consideration.
• Previous experience as a Project Secretary / Project Coordinator will be an advantage.
• Good to very good command of English, both spoken and written, with particular proficiency in professional email communication.
• Proficient in Microsoft Office (including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook)
• Strong communication and coordination skills, with the ability to work effectively with both internal teams and external.
• Highly responsible, well-organized, and capable of managing multiple tasks simultaneously.
• Pleasant, strong interpersonal skills, and the ability to work effectively as part of a team.